Увлекательные истории о том, как повысить эффективность сотрудников, вам расскажут на любом бизнес-тренинге. Будучи практиком, особенно занятно это слышать от людей, которые честно пишут в информации о себе, что работают они бизнес-тренерами. Закончили факультет PR, социологии, психологии и прочее, а бизнеса у них никогда не было. Ну, хорошо — хоть честные. Хуже, когда послужной список таков, что как ты всё это успел в свои то 22 годика, многоуважаемый «гендиректор всего насвете».
Прежде чем браться за повышение эффективности сотрудников, нужно провести углублённое аналитическое исследование на тему, что я делаю не так. Нет, это не о вас конкретно. Вы то точно делаете всё так и не ошибаетесь. Это я о себе. Но вообще, подумайте. А может, результат который вы имеете, следует из задач, которые вы ставите.
В связи с этим хочу рассказать свою любимую историю, которая хорошо иллюстрирует ситуацию. В моём случае, звучит она примерно так: #тыжпрограммист. Давай напишем мне код для сайта/хакнем страничку конкурентов/сделаем коллаж из фоток в фотошопе — выбирайте, что вам нравится больше, подходит всё. В таких случаях уж очень хочется сказать: #тыжеврач. Видишь вон того чела, давай сделаем ему шунтирование на открытом сердце? В смысле — зачем? Ну и что, что офтальмолог. Тыжеврач, тебя же в институте учили.
Вот почему то, когда речь идёт о профессиях типа врача, пилота, химика-ядерщика, все понимают абсурдность ситуации. Если очень сильно надо, то программист нарисует вам чего-нибудь в фотошопе, а офтальмолог сделает операцию на сердце. Качество, конечно, пострадает, но если случай действительно экстренный, то это простительно. Поэтому, чисто теоретически, может стоит подумать о корректности постановки задач, чтобы рассуждать об эффективности сотрудников.
Что такое эффективность работы персонала
Прежде чем углубляться в детали, давайте разберёмся в понятиях. Что такое эффективность работы персонала и как её определить. Сейчас модно всё измерять в KPI, но это далеко не всегда правильно. Эффективность сотрудников — это соотношение между вложенными человеком затратами и полученным результатом. Если говорить просто, за какое время человек смог выполнить ту или иную задачу.
Существует целая матрица эффективности персонала и в ней всё сводится к мотивации. Кстати, далеко не всегда финансовой. Поощрения могут быть разными. Если вам удалось создать настоящую команду со 100% отдачей, то уже риск не достигнуть желаемого результата и стать не эффективным, сам по себе будет для сотрудника худшим наказанием.
В матрице эффективности, как мы выяснили, в центре находится мотивация. За счёт неё достигаются цели и результаты, находятся кратчайшие пути их достижения, привлекаются необходимые ресурсы и формируются компетенции. Понятно, что ресурсы не могут взяться из неоткуда. В идеальной формуле, ими должен обеспечить работодатель. В таком случае, сотруднику не придётся тратить время и средства на их поиск и получение, что существенно повышает эффективность. Важную роль в данном процессе играет и микроклимат внутри коллектива.
Ошибки при постановке задач
Постановка задач — непростая наука, которую придётся освоить если хочется получить адекватный результат. Если вы решите, что вы самый умный, без вас никто не справится, брать всю ответственность на себя, а затем бегать по офису с криками: что ж вы такие тупые, ничего сделать не можете, я же сделал — это не говорит о том, что вы умный. Ничего не хочу сказать, но вы сами этих «тупых» набрали на работу и требуете от них результата. Или наоборот, они очень даже умные, но вы не даёте им возможность проявить себя. Или ещё один вариант, ближе к нашей теме про #тыжпрограммиста — не те задачи, не тем людям.
В связи с этим, появляются грабли № раз. Звучат они приблизительно так — это мои подчинённые и они должны делать то, что я скажу. Нет, не должны. А если вы им скажете пригнуть с самолёта без парашюта. Это же маразм. Но то, что ежедневные задачи в бизнесе зачастую напоминают именно это, мало кто из руководителей берёт в расчёт.
Обязанность ваших подчинённых — выполнять работу согласно штатному расписанию. И крайне желательно — делать это хорошо. А все эти должны, как правило имеют обратный эффект. Теперь к конкретному примеру. Вы говорите главному бухгалтеру предприятия, которая занята составлением годового отчёта для налоговой — «Ирочка, срочно отксерь мне свидетельство о рождении моего сына и отправь его классной». Исходя из вашей логики, Ирочка немедленно бросает отчёт и бежит ксерить вам документы. Она ведь должна. Согласитесь, глупо. Не её это задача и не за это вы ей деньги платите. Это не эффективное использование труда. Более того, ни один сотрудник не станет выполнять поручение руководителя если оно абсурдно и повлечёт за собой убытки для компании. Самые умные просят издать приказ в письменном виде, чтобы к нем не было потом претензий просто потому, что они должны.
Грабли № два — это вторая крайность. И часто она исходит не от владельцев бизнеса, а от различных директоров и руководителей отделов. Точнее, сразу две крайности. Я руководитель и значит должен быть экспертом во всём, делать всё лучше других, быстрее других, качественнее других. Если я ставлю задачу, то своим примером должен показать, как это сделать. И ничего страшного, если у них это не получится — переделаю потом. Отсюда вытекает вторая проблема — я руководитель, поэтому мне нужно завоевать любовь всех. Почему не стоит этого делать в четырёх словах: вам садят на шею. Найдите баланс.
Грабли № три также имеют прямое отношение к эффективности персонала. Многие руководители думают, что ситуация при которой подчинённые постоянно бегают к ним за советом — это норма. Мол, на то я и начальник, чтобы знать лучше. Они приходят с вопросом, я даю им ответы. И совершенно не важно кому и какую задачу я поручу, если всегда смогу объяснить, как это сделать. Во-первых, смотрите пункт №2. А во-вторых, если вы за них делаете их работу, то за что вы им платите зарплату?
Как эффективно ставить задачи
Как ставить задачи, чтобы они были эффективными? Если ваши подчинённые не понимают, что вы от них хотите, возможно — проблема не в них и они не сговорились, чтобы вас бесить. То, что вам кажется, что задача поставлена правильно, вовсе не значит, что так оно и есть. Частая практика, когда руководство забивает время своих подчинённых совершенно ненужными, но срочными делами. И это становится похожим на вычерпывание воды решетом. Ещё хуже, когда руководитель думает, что понимает суть проблемы, а следовательно и задачу, которую он поставил, а по факту — нет. И если рассматривать на примере #тыжпрограммист, то встречется это сплошь и рядом. А звучит примерно так: «Там у нас с главной страницей что-то не так, не понимаю что, но что-то не то. Сам глянь». И ничего, что это говорят системному администратору, да какая разница. Ну, он и глянет. Шрифт увеличит и логотип компании сделает не синим, а чёрным. «Реально так лучше смотрится». Итак, правильная постановка задачи — это конкретная постановка задачи человеку, в к чьей компетенции это относится. Или ещё один пример «эффективности». Тут надо срочно поправить данные, но они на неделе полностью поменяются, так что ты пока их не трогай. Так срочно, или не трогай. Зачем ставить задачу, которую не нужно выполнять? На будущее?
Что определяет эффективную задачу. Пройдёмся по пунктам:
Точность постановки задачи
Точные сроки её выполнения
Определение линейности задачи или её структуры.
Формулировка задачи должна быть однозначной и лаконичной. Если есть возможность трактовки, будьте уверены, она будет неправильной.
В идеале задача должна быть линейной и после выполнения, приносить пользу, а не висеть «мёртвым грузом», чтобы к ней постоянно возвращались.
Алгоритм постановки эффективной задачи
Тут всё просто и понятно. Чтобы поставленная вами задача действительно была эффективной и принесла желаемый результат, вам необходимо ответить на ряд вопросов:
Какой результат будет достигнут в результате решения данной проблемы
Что мешает в достижении данной цели
Выделить Топ-3 проблемы для достижения цели
Сформулируйте задачу в формате, что я могу сделать, чтобы решить данную проблему
Мастурбируйте задачу вопросами Зачем? Почему? Кто это сделает? и как достичь лучшего результата
Только на первый взгляд кажется, что это сложно. Аппетит приходит во время еды, а кайф в постановке задач с опытом.
